Grote projecten hebben de neiging over tijd te lopen. Het eindresultaat beantwoordt niet steeds aan de gestelde verwachtingen. De motivatie in grote ontwikkelteams is dikwijls zoek omdat de communicatielijnen gewoon te lang zijn.

Het kan ook anders. In ‘De Kracht van Scrum’ lees je een verhaal over een projectleider in een softwarebedrijf die een belangrijk project onmogelijk voor de deadline af kan krijgen. Een kennis legt hem uit hoe hij dit via Scrum zou kunnen oplossen.

Stap voor stap leer je zo hoe Scrum in de praktijk werkt. Elk hoofdstukje (het is een klein boekje) eindigt met ‘De Essentie’: één bladzijde theorie over van wat in dat deeltje beschreven werd. Het is ‘een inspirerend verhaal over een revolutionaire projectmanagementmethode’.

In één keer of liever in hapklare brokken?
Opdracht, analyse, uitvoering, testen. Zo pakken we gewoonlijk een project aan. Zelfs bij zeer grote projecten is het normaal dat deze cyclus in één keer afgewerkt wordt. Als je geluk hebt, verschijnt aan het einde ineens een product dat beantwoordt aan de specificaties en aan de gestelde verwachtingen. Als je pech hebt – en dat gebeurt al wel eens vaker! – dan gaat het project ruim over tijd of komt het eindresultaat niet helemaal (of helemaal niet ?) overeen met de gestelde verwachtingen.

Verrassingen ‘op het einde’ vermijden
In het begin is het product natuurlijk verre van af. Soms is het letterlijk nog maar een karkas. Maar dank zij Scrum kan je al zien wat het gaat doen en kan je dus bijsturen, dingen toevoegen die nuttig lijken of dingen verwijderen die overbodig zijn. Het eindproduct staat er gegarandeerd sneller en beantwoordt maximaal aan de verwachtingen. Grote verrassingen, waarbij je na een lange, klassieke ontwikkelingsfase soms vaststelt dat het product grote gebreken heeft, zijn bij Scrum daarom zo goed als uitgesloten.

Scrum werd oorspronkelijk gebruikt bij software ontwikkeling. In het boek wordt in de vorm van een verhaal – storytelling, nietwaar? – dat proces uitgelegd. Maar je kan het met een beetje creativiteit ook toepassen voor eender welk ander type project: R&D, marketing, communicatie...

Hoe doe je dat? Het is een proces dat op het eerste zicht warrig en complex lijkt, maar dat in feite zeer logisch in elkaar steek, met drie rollen, drie tools en drie soorten meetings.
 

Drie Rollen
De eerste rol bij Scrum is de Product Owner. Hij bepaalt wat er gaat gemaakt worden. Vóór elke cyclus geeft hij aan wat het product geacht wordt na afloop van de komende cyclus te doen. Hij zal nadien ook checken of het daaraan voldoet en geeft antwoord op alle ‘waarom’ vragen rond het product en het project. De Product Owner is diegene die visie moet inbrengen.

Hij geeft deze informatie hoofdzakelijk in de vorm van ‘user stories’ of ‘use cases’. Dat zijn eenvoudige beschrijvingen (vaak aan de hand van concrete voorbeelden) van het/de scenario(’s) bij het gebruik van het product: wat wordt het geacht te doen en hoe reageert het als de ‘standard use case’ niet gevolgd wordt. Use cases beschrijven dus zo helder en praktisch mogelijk wat het ding moet doen, voor wie en waarom?

De tweede rol is de Scrum Master, die verantwoordelijk is voor het proces. Hij zorgt ervoor dat het Team kan werken en dat eventuele blokkeringen worden opgespoord en opgelost. Hij organiseert en ondersteunt de communicatie tijdens het hele proces, maar voert het zelf niet uit.

Die taak behoort toe aan de derde rol, namelijk het ’Team’, dat het werk concreet uitvoert. Het is 100% verantwoordelijk voor het bereiken van het gevraagde resultaat. In het Team moet alle benodigde expertise aanwezig zijn. Het is meestal een groepje van ongeveer 7 mensen (tussen 5 en 9). Het Team bepaalt zelf wat de taken zijn om het product te maken en wie de taken uitvoert. De Scrum Master coördineert dat werk.

Drie tools
Er worden ook drie ‘tools’ gebruikt: de Product Backlog, het Scrum Board en de Burndown Chart.

De Product Backlog bevat alle features die nog gemaakt moeten worden. Hij wordt opgesteld en onderhouden door de Product Owner.

Het Scrum Board is een bord waarop al het werk in een Sprint (cyclus) wordt weergegeven. Use cases worden op het Scrum Board door het Team opgesplitst in taken. Elk ervan wordt op een Post-It bondig beschreven. Een Scrum Board bevat drie kolommen: in de kolom “To Do” staan – in volgorde van belangrijkheid – de dingen die het Team in de volgende sprint (cyclus) doet. Elk lid kan in principe elke taak oppakken. In de kolom “Doing” staan alle taken waar teamleden mee bezig zijn, in het vak “Done” staan de taken (en User Stories) die uitgevoerd zijn. De bedoeling is tijdens de Sprint alle Post-Its van To Do via Doing naar Done te krijgen. Alle betrokkenen behouden daardoor een helder inzicht in hoever men staat.

Dat wordt ook duidelijk gemaakt door de derde tool, de Burndown Chart: een grafiek die de vorderingen in de sprint weergeeft.

Drie Meetings
Elke sprint begint met een Planningsmeeting. Daar beslissen het Team en de Product Owner welke use cases er in de volgende sprint aangepakt zullen worden. De hoeveelheid use cases in een sprint, wordt bepaald door het Team, op basis van de werksnelheid in de voorgaande sprints en de beschikbaarheid van expertise gedurende de volgende sprint.

De tweede meeting is de Standup-meeting. Dagelijks beantwoordt elk teamlid zeer kort drie vragen: Wat heb ik gisteren bereikt? Wat ga ik vandaag doen/bereiken? Zijn er hindernissen of blokkeringen die opgelost moeten  worden?

De derde meeting is de Evaluatiemeeting, waarbij het product wordt gepresenteerd en het proces geëvalueerd. Wat Scrum zo bijzonder maakt is dat na elke Sprint een werkend eindproduct getoond moet worden.

Voordelen van Scrum
Hoe klein of hoe groot een project ook is, Scrum deelt het op in ‘hapklare brokken’, die zeer snel afgewerkt kunnen worden. Door die korte Sprints en het werken met use cases kan de Product Owner regelmatig zeer concrete input geven en ziet hij het resultaat ervan in kleinere stukken, die heel snel nog kunnen bijgesteld worden.

Het Team krijgt een zeer grote mate van autonomie. Dat motiveert zeer sterk en is mogelijk omdat het klein is en de leden allemaal rechtstreeks betrokken worden bij de planning. Tijdens de dagelijkse Standup meeting rapporteren ze aan elkaar hun vooruitgang en kunnen obstakels samen besproken en opgelost worden.

Dirk Broeckx – 14 janurai 2012
PS: ‘De Kracht van Scrum’ lag al geruime tijd te wachten op een bespreking. De auteur (Eelco Rustenburg) is aan het werken aan een versie over Scrum gebruiken buiten de wereld van software ontwikkeling en oorspronkelijk dacht ik daar op te wachten. Maar zoals gezegd kan je met een beetje creativiteit en open denken zelf deze techniek toepassen bij eender welk project met derden.